Politique de protection des données

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INTRODUCTION

La présente politique décrit les engagements mis en œuvre par le Alter Solutions Maroc dans le traitement des données transmises ou collectées de manière conforme aux textes applicables à la protection des données de la loi 09-08 étant ci-après désigné la « Règlementation »).

A travers cette Politique, le Alter Solutions Maroc souhaite informer clairement de la manière dont les données personnelles sont collectées et utilisées.

 

DÉFINITIONS

Traitement de données à caractère personnel : toute opération ou ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des à des données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, ainsi que le verrouillage, l’effacement ou la destruction.

 

Donnée à caractère personnel : toute information, de quelque nature qu’elle soit et indépendamment de son support, y compris le son et l’image, concernant une personne physique identifiée ou identifiable, dénommée ci-après « Personne concernée ». Est réputé identifiable une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments spécifiques de son identité physique, psychologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

 

Données sensibles : données à caractère personnel qui révèlent l’origine raciale ou ethnique les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale de la personne concernée ou qui sont relatives à santé y compris des données génétiques.

 

Personne concernée : personne qui peut être identifiée par les données utilisées dans le cadre du traitement de données à caractère personnel.

 

Responsable de traitement : la personne physique ou morale, qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement de données à caractère personnel. Lorsque les finalités et les moyens du traitement sont déterminés par des dispositions législatives ou réglementaires, le responsable du traitement doit être indiqué dans la loi d’organisation et de fonctionnement ou dans le statut de l’entité légalement ou statutairement compétente pour traiter les données à caractère personnel en cause.

 

Sous-traitant : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.

 

Destinataire : la personne physique ou morale qui reçoit communication des données, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.

 

QUI SOMMES-NOUS?

Le Alter Solutions est un groupe de conseil en technologie qui fournit des services et des expertises pour accompagner nos clients dans la mise en œuvre de leurs projets techniques dédiés au génie logiciel et à la cybersécurité.

Notre ambition est guidée par trois axes stratégiques de développement :

  • Accroître notre position sur le marché en tant qu'experts techniques ;
  • Étendre notre activité à l'international ;
  • Développer notre marque employeur afin d'attirer les meilleurs collaborateurs.

 

PÉRIMÈTRE

La présente politique générale de protection des données couvre :

  • Les professionnels, partenaires du Maroc
  • Les salariés du Maroc
  • Les candidats souhaitant rejoindre le Maroc
  • Les personnes physiques et morales clientes du Maroc
  • Les internautes naviguant sur le site alter-solutions.ma
  • L’ensemble des ressources informatiques et de télécommunication (quelle que soit leur forme matérielle ou immatérielle) nécessaire à la création, au traitement, à l’échange et au stockage des données à caractère personnel.

 

Nature des données

En application du principe de minimisation, seules les données à caractère personnel strictement utiles sont collectées et traitées.

Les informations susceptibles d’être collectées concernent notamment :

L’état civil de la Personne Concernée :
  • Nom \ Nom de jeune fille
  • Prénoms
  • Nationalité
  • Données Etat civil (Sexe, Prénom et Nom du conjoint, Composition de la famille, etc.)
  • Adresse, Code postal et ville de résidence
  • Téléphone(s) personnel(s) et\ou professionnel(s)
  • E-mail(s) personnel(s) et\ou professionnel(s)


La vie professionnelle de la Personne Concernée :

  • Fonction, Echelon, Salaire
  • Pointages horaires
  • Photos, vidéos
  • Adresses, plans de situation et données techniques de bâtiments ou d’installations (sous réserve des droits de propriétés intellectuelles et contractuels)


Les données de connexion de la Personne concernée :

  • Adresse IP du terminal ou de l’équipement connecté à Internet
  • Données propres aux dispositifs techniques utilisés pour accéder aux services mis à disposition par les sociétés du groupe (PC, smartphone, Navigateur web, etc.)
  • Données personnelles collectées directement à partir des bases de données et/ou sur les réseaux sociaux.
  • Historique de navigation

LISTE DES DOCUMENTS

Les documents listés ci-dessous contiennent des données personnelles collectées ou transmises sous forme de pièces jointes au format PDF :

  • Informations relatives à la Carte d'identité, le Passeport, la Carte de séjour, etc.) ;
  • Habilitations électriques, Permis de conduire, CACES ;
  • Visites médicales;
  • Données fournies sur le Curriculum Vitae, et sur les lettres jointes ;
  • Diplômes, justificatifs de formation ;
  • Justificatif de domicile ;
  • Photo d'identité ;
  • Relevé d'Identité Bancaire ;
  • Reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé, Carte d'Invalidité ;
  • Incapacité Partielle\Permanente.

 

OBJECTIFS DU TRAITEMENT

Les données sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Tous les traitements sont justifiés sur la base d’au moins un des fondements suivants :

  • Le traitement des données à caractère personnel est fondé sur un consentement de la personne concernée ;
  • Le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ;
  • Le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle nous sommes soumis ;
  • Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes d’Alter Solutions Maroc et ne porte pas atteinte aux droits des personnes concernées ;

Toutes les données collectées font l’objet d’une demande ou d’une autorisation auprès de la CNDP.

 

SERVICE CONCERNE

TRAITEMENT

FINALITE

Gestion clients

Gestion des relations contractuelles avec les partenaires de l'entreprise
  • Contractualisation avec les clients ; les partenaires et les fournisseurs
  • Préparation ; mise en œuvre et suivi d’une action contentieuse devant les juridictions compétentes
  • Elaboration et transmission des factures
  • Gestion et suivi des transactions amiables

Gestion des impayés
  • Gestion et suivi des impayés : procédure amiable de recouvrement des impayés (identification des clients en situation d'impayé ; relance ; etc.)
  • Gestion du provisionnement au niveau comptable
  • Elaboration de statistiques et reporting divers à des fins réglementaires ; comptables ; fiscales et opérationnelles

Prospection clients et promotion envers les clients

 Réalisation d’actions de prospection et de promotion envers les clients dans le respect de l’article 10 de la loi 09-08 et des autres dispositions légales et réglementaires en vigueur ;

Gestion des demandes des personnes concernées

Gestion des demandes loi 09-08 des personnes concernées

Suivi et gestion des demandes des personnes effectuées dans le cadre de l'exercice de leurs droits relatifs à la loi 09-08 :

  • Gestion des registres relatifs aux données personnelles
  • Réalisation de statistiques
  • Traitement interne de la violation
  • Identification des personnes concernées victimes de la violation de données
  • Notification de la violation à la CNDP et aux personnes concernées victimes de la violation le cas échéant

Recrutement

Gestion des opérations du recrutement
  • Organisation et gestion des opérations de recrutement : réception ; analyse et traitement des candidatures
  • Organisation des entretiens d'embauche ; en présentiel et/ou à distance (téléphonie ou visio)
  • Collecte de l'identité et des coordonnées de contacts des références ; fournies par le candidat ; dans la limite des éléments nécessaires pour apprécier les compétences du candidat

Prise de contact directe avec des recrues potentielles
  • Recherche de profil sur les réseaux sociaux
  • Opérations de prise de contact direct avec des recrues potentielles sur les réseaux sociaux et/ou par recommandation
  • Création d’un profile sur les outils de ressources humaines

Promesse d'embauche
  • Collecte des données nécessaires à l'établissement de la promesse d'embauche
  • Etablissement du contrat de travail
  • Récupération des pièces administratives dans le cadre de la constitution du dossier administratif du personnel-Mise à disposition de documents (règlement intérieur ; notice protection des données ; formulaires divers dont celui pour l'affiliation à la mutuelle ; etc.)

Ressources humaines

Gestion administrative du personnel
  • Etablissement ; suivi et gestion du dossier professionnel de chaque employé pendant la durée du contrat de travail ; tenu conformément aux dispositions législatives et réglementaires ; ainsi qu'aux dispositions statutaires ; conventionnelles ou contractuelles qui régissent les intéressés
  • Mise en place des préconisations du médecin du travail et tenue des dossiers médicaux des salariés dans son dossier RHD
  • Tenue et mise à jour du registre unique du personnel
  • Suivi des performances des collaborateurs dans la réalisation de leurs missions respectives
  • Accomplissement des déclarations à l'administration fiscale et aux organismes de protection sociale ; de retraite et de prévoyance
  • Tenue d'un registre de l'évolution des salaires des salariés
  • Programmation d'entretiens annuels
  • Préparation ; exécution et suivi des mesures disciplinaires prises à l'encontre d'un employé
  • Préparation ; exécution et suivi des contentieux prud'hommaux
  • Gestion des départs des collaborateurs
  • Déclaration auprès des organismes compétents (obligation légale de l'entreprise)
  • Suivi du temps de travail (déclaration des jours de présence ; cadres au forfait ; etc.)

Gestion des dossiers de santé
  • Gestion et suivi des congés ; y compris congés/absences exceptionnels (selon les dispositions statutaires ; conventionnelles ou contractuelles qui régissent les intéressés)
  • Gestion des arrêts maladie et des accidents de travail/trajet
  • Gestion des feuilles de soin, des certificats et des dossiers médicaux
  • Organisation et suivi des visites médicales
  • Suivi de l'aptitude au travail (seule mention apte/inapte)
  • Gestion et suivi des dossiers auprès des organismes de sécurité sociale, de prévoyance sociale et d’assurance
  • Gestion des prises en charges au Maroc et à l’étranger

Gestion des annuaires internes et des organigrammes
  • Mise à disposition d'un annuaire interne et d'organigrammes
  • Gestion des oppositions des salariés à la diffusion de leur photographie
  • Gestion des agendas professionnels ;
  • Gestion des tâches, des procédures et des missions
  • Gestion de la communication interne
  • Gestion du dispositif de contrôle d’accès et gestion du temps de présence

Gestion des carrières et de la mobilité
  • Gestion des compétences internes (acquis, carrière)
  • Evaluation professionnelle et gestion des performances
  • Gestion de l’expérience professionnelle et des compétences
  • Gestion des nominations, des promotions, de l’avancement professionnelle et des mesures disciplinaires
  • Suivi et gestion des demandes de mobilité
  • Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences
  • Processus/outil de réservation des transports/hébergement pour les déplacements professionnels
  • Gestion des visas d'affaires

Notes de frais
  • Validation des notes de frais préalablement au remboursement (dans le cadre du traitement relatif à la paie)
  • Contrôles à des fins de vérification du respect de la procédure d'engagement des dépense (intérêt légitime de l'entreprise de prévenir les abus et fraudes)

Gestion de la paie
  • Calcul et paiement des rémunérations et accessoires
  • Ordre de virement pour paiement
  • Transmission des écritures de paie à la comptabilité
  • Edition et mise à disposition des bulletins de salaire dématérialisé
  • Application de la politique de rémunération de l'entreprise
  • Collecte et analyse des éléments de performances individuelles
  • Calcul du montant de la rémunération variable
  • Saisie dans l'outil de paie/envoi au gestionnaire de la paie
  • Conservation des bulletins de paie conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables

Avantages divers
  • Remise d'une carte de tickets restaurant approvisionnée tous les mois
  • Gérer les attributions des cartes de transport, chèques cadeaux et des chèques vacances pour les collaborateurs
  • Mise à disposition d’une mutuelle

Gestion des autorisations de droit à l'image

 Recueil des autorisations de droit à l'image complétées

La gestion des outils informatiques
  • Gestion de la sécurité et des droits d'accès aux applications et aux réseaux
  • Gestion de la messagerie électronique professionnelle ;
  • Maintenance et suivi du parc informatique ;
  • Gestion de l’affectation des terminaux professionnels (téléphonie fixe et téléphonie mobile

Gestion des formations
  • La gestion de la formation
  • Gestion des demandes de formation
  • Organisation et suivi des sessions de formation
  • Evaluation des connaissances et des formations
  • Suivi de l’évolution des aptitudes et des qualifications
  • Gestion des remboursements des formations

 

MENTION D’INFORMATIONS AUX ANCIENS SALARIES

L’employeur collecte et traite les données personnelles du salarié en vue d’assurer la gestion administrative de son dossier (paie, gestion de carrière). Afin de permettre à l’employeur de répondre à ses obligations légales, ces données peuvent être transmises aux organismes de la prévoyance sociale (la CNSS, la CIMR.) au service des impôts et aux compagnies d’assurance.

 

Alter Solutions Maroc collecte et traite les données personnelles du salarié en vue d’assurer la gestion administrative de son dossier (paie, gestion de carrière).  Afin de permettre à l’employeur de répondre à ses obligations légales, ces données peuvent être transmises aux organismes de la prévoyance sociale (la CNSS, la CIMR) au service des impôts et aux compagnies d’assurance.

Ce traitement a fait l’objet d’une demande d’autorisation auprès de la CNDP sous le numéro (A-RH-251/2024).

 

Les données personnelles du salarié sont susceptibles d’être transféré à l’étranger vers Alter Solutions Portugal, au Portugal pour la finalité suivante : Hébergement et stockage des données. Ce transfert a fait l’objet d’une demande auprès de la CNDP sous le numéro (T-HB-87/2024).

Les données personnelles du salarié sont susceptibles d’être transféré à l’étranger vers Alter Solutions Portugal, au Portugal pour la finalité : Gestion des ressources humaines. Ce transfert a fait l’objet d’une demande auprès de la CNDP sous le numéro (T-RH-89/2024).

Les données personnelles du salarié sont susceptibles d’être transféré à l’étranger vers Alter Solutions France, en France pour la finalité suivante : gestion des ressources humaines. Ce transfert a fait l’objet d’une demande auprès de la CNDP sous le numéro (T-RH-88/2024).

 

Le Salarié peut s’adresser à asma.privacy@alter-solutions.com pour exercer ses droits d’accès, de rectification et d’opposition conformément aux dispositions de la loi 09-08.

 

PERIODE DE CONSERVATION

Les données sont conservées sous une forme permettant l'identification des Personnes Concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées ou à toute obligation mentionnée dans la loi 09-08.

La durée de conservation est définie de manière appropriée, précise et proportionnelle à la finalité de chaque traitement.

 

RESPONSABILISATION DES DIFFERENTS ACTEURS

Les responsables de traitement collectent et traitent uniquement les données à caractère personnel qui lui sont transmises volontairement, ou fournies par les différents logiciels ou matériels (ERP, Pointage, Routeurs internet, etc.).

Le Alter Solutions Maroc met en place une organisation qui s’appuie sur les compétences et la responsabilisation des personnes impliquées dans des opérations liées aux données à caractère personnel. Nous sensibilisons et mettons-en œuvre des formations dédiées à la protection des données afin de renforcer la vigilance et la connaissance de tous.

 

LIMITATION DES TRANSFERTS/ECHANGES DE DONNEES A UN PAYS TIERS

Alter Solutions s'efforce de conserver les Données personnelles au Maroc.

Cependant, il est possible que les Données que nous collectons lorsque vous utilisez notre plateforme ou nos services soient transférées dans d'autres pays. C'est par exemple le cas, si certains de nos prestataires de services sont situés en dehors du Maroc.

 

Dans le cas d'un tel transfert, nous garantissons qu'il sera effectué :

  • Vers un pays assurant un niveau de protection adéquat, c'est-à-dire un niveau de protection équivalent à ce qu'exige la loi 09-08.
  • Dans le cadre de clauses contractuelles types.
  • Dans le cadre des règles internes de l'entreprise.

 

SECURITE DES DONNEES

Alter Solutions s'engage à protéger les Données Personnelles que nous collectons, ou que nous traitons, contre la perte, la destruction, l'altération, l'accès non autorisé ou la divulgation. Nous avons mis en place un ensemble de mesures de sécurité proportionnées aux risques liés à la perte de données, à la divulgation de données et à l'accès illégitime aux données. Ces mesures garantissent la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données personnelles traitées par le Alter Solutions Maroc.

 

LE DROIT DES PERSONNES CONCERNEES

Le Alter Solutions Maroc assure aux personnes concernées le pouvoir d’exercer leurs droits sur leurs données personnelles :

 

Droit à l'information : le droit d'obtenir des informations claires, précises et complètes sur l'utilisation des données personnelles par Alter Solutions.

 

Droit d’accès : Ce droit assure la possibilité d’accéder à toutes les données et à tous les traitements qui la concerne pour connaître les informations détenues par le Alter Solutions Maroc ou en vérifier l’exactitude.

 

Droit de rectification : Ce droit permet de demander la rectification des informations inexactes, incomplètes et/ou obsolètes concernant une personne.

 

Droit à la limitation : Ce droit permet, sous certaines conditions, de demander la suspension d’un ou plusieurs traitements liés à des données à caractère personnel traitées par le Alter Solutions Maroc.

 

Droit de portabilité : Ce droit permet de récupérer des données personnelles afin de les stocker ou les transmettre facilement d’un système d’information à un autre.

 

Droit d’opposition : Ce droit permet de s’opposer à un traitement lié à ses données à caractère personnel pour des raisons liées à la situation particulière de la personne concernée (sous conditions).

 

Droit de ne pas faire objet d’une décision automatisée : La personne concernée a le droit de ne pas faire l’objet d’une décision qui peut comprendre une mesure impliquant l’évaluation de certains aspects personnels la concernant qui est prise sur le seul fondement d’un traitement automatisé et qui produit des effets juridiques la concernant ou qui de façon similaire l’affecte de manière significative y compris le profilage.

 

Droit de retirer le consentement : Le droit de retirer à tout moment le consentement lorsque le traitement est fondé sur le consentement.

 

Ces droits peuvent être exercés à tout moment :

  • Soit en adressant un e-mail à l’adresse suivante : asma.privacy@alter-solutions.com
  • Soit en écrivant à : Alter Solutions - Délégué à la protection des données (DPO) - 27 Rue Jalal Eddine Essayouti Quartier Racine – 20 100 Casablanca – Maroc

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNDP, accessible à l’adresse suivante : Plainte en ligne (cndp.ma).

 

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